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O mapeamento de processos emerge como uma abordagem essencial para as bibliotecas do IFC, permitindo não apenas uma compreensão profunda de suas operações, mas também facilitando o desenvolvimento e aprimoramento contínuo das rotinas de trabalho. Essa metodologia não apenas promove a consecução dos resultados desejados, mas também contribui para a otimização do tempo, a minimização de falhas e riscos, a identificação e eliminação de gargalos, além de proporcionar uma visão abrangente de todas as atividades realizadas nas bibliotecas.

Resultados esperados

• Mapeamento completo do macroprocesso, seus processos, subprocessos, atividades e tarefas, garantindo uma visão detalhada e atualizada das operações;
• Estabelecimento de fluxos de trabalho padronizados em todas as bibliotecas do IFC, promovendo consistência e eficiência operacional;
• Revisão minuciosa das atividades para eliminar tarefas desnecessárias, visando à otimização dos recursos e redução de desperdícios;
• Elevação do nível de qualidade dos serviços oferecidos pelas bibliotecas, garantindo uma experiência superior para os interagentes;
• Implementação de mudanças nos fluxos de trabalho para facilitar a autonomia dos interagentes em suas solicitações, promovendo uma resposta mais rápida e eficaz;
• Facilitação na definição e cumprimento de objetivos e metas, fornecendo uma base sólida para o planejamento estratégico e a gestão eficaz;
• Contribuição para a identificação precoce de riscos no contexto da gestão de risco das bibliotecas, permitindo uma abordagem proativa para mitigação e controle;
• Ampliação da transparência dos fluxos de trabalho por meio da divulgação dos resultados no site do SIBI, fortalecendo a comunicação com todas as partes interessadas.

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Status das etapas de mapeamento e gestão de riscos

Etapa I (2020): Mapeamento e organização dos processos no SIBI/IFC; atualização e descrição de processos e atividades; revisão e aprovação de uma matriz de padronização.

Etapa II (2021): Revisão e ajustes das atividades mapeadas pelos servidores das bibliotecas; análise e padronização de processos; formalização de novos procedimentos.

Etapa III (2022): Priorização e construção de fluxogramas das atividades mapeadas com maior risco; análise de riscos e disponibilização dos mapeamentos no site do SIBI.

Etapa IV (2023): Análise detalhada dos riscos, definição de estratégias de mitigação e preenchimento da planilha de Gestão de Riscos.

Etapa V (2024): Continuação das atividades de mapeamento; documentação dos processos pendentes; redesenho de mapas mentais e fluxogramas; avanço nas fases de consolidação de análises e estratégias de mitigação.

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Situação atual – Mapeamento no contexto das bibliotecas do IFC

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