Mapeamento de processos em bibliotecas do IFC
O mapeamento de processos é um método que permite que as organizações conheçam, desenvolvam e aperfeiçoem suas rotinas de trabalho, promovendo o alcance dos resultados pretendidos, com otimização do tempo, minimização de falhas e riscos, identificação e eliminação de gargalos, além de proporcionar uma visão geral de tais processos, tornando transparentes todas as atividades desenvolvidas na organização (PAVANI JUNIOR; SCUCUGLIA, 2011 apud RIZZETTI et al, 2016).
Descrever os processos que são realizados nas bibliotecas é uma atividade cotidiana feita periodicamente. Com a implantação do Sistema Integrado de Biblioteca (SIBI) esta atividade ganhou maior relevância a fim de garantir a padronização dos serviços, especialmente relacionados a gestão dos processos comuns a todas as bibliotecas. Conheça aqui os processos já mapeados.
HISTÓRICO
Como surgiu a ideia de formalizar institucionalmente o mapeamento de processos no contexto das bibliotecas do IFC?
a) Demanda identificada nos níveis da DEPE/Campus Camboriú; da Reitoria do IFC e das Bibliotecas com foco para o aprimoramento dos fluxos de trabalho, de modo a otimizar a identificação de riscos para o Relatório de Gestão de Riscos;
b) Criação de um grupo informal pela DEPE do IFC – Campus Camboriú com reuniões semanais em 2020 e 2021. Como consequência, decidiu-se realizar um trabalho piloto com a Biblioteca do IFC – Campus Camboriú;
c) Estudos, pesquisas e consultas técnicas foram realizadas. Destaca-se a colaboração da Bibliotecária Tatiana Rossi (UFSC) em função do trabalho de mapeamento de processos realizado na sua instituição;
O que já foi realizado? Etapa I
O grupo informal criado para apresentar uma proposta de mapeamento de processos no âmbito das bibliotecas realizou:
a) realização de um levantamento de todas os processos/atividades que já possuíam suas descrições mapeadas no nível do SIBI/IFC;
b) organização de um mapa mental de forma a estabelecer agrupamentos e categorização dentro de processos , subprocessos e atividades/tarefas;
c) atualização da descrição de todas os processos/ atividades já mapeadas;
d) descrição de atividades desenvolvidas e ainda não descritas;
e) reorganização do mapa mental visando se adequar ao que foi proposto pela reitoria durante a oficina sobre mapeamento de processos e gestão de risco para o SIBI;
f) socialização do mapeamento dos processos, subprocessos e atividades com o grupo de bibliotecários do IFC para contribuições de revisões e
g) Aprovação no dia 20/10 de uma matriz que padroniza os processos e subprocessos relacionados ao macroprocesso – Gestão de bibliotecas no âmbito do IFC
Situação atual – Mapeamento no contexto das bibliotecas do IFC
Atividades – Etapa II/2021
1) Servidores das bibliotecas do IFC realizaram revisões das atividades já mapeadas e ajustes finais.
2) Analisaram e discutiram os pontos polêmicos encontrados nas revisões, buscando a padronização dos processos e rotinas.
3) Descreveram o passo a passo de diversas outras atividades desenvolvidas, porém não descritas formalmente.
Atividades em andamento – Etapa II/2022
1) Construir os fluxogramas das atividades mapeadas, tendo-se como prioridade as atividades que apresentem maior risco (Prazo à definir. Quem executará? Servidores das Bibliotecas do IFC que já possuam conhecimento no uso do software BIZAGI ou tenham interesse em aprender);
2)Fazer a análise de riscos das atividades mapeadas (Prazo: primeiro semestre de 2022. Quem executará? Servidores de cada Biblioteca do IFC);
3)Disponibilização no site do SIBI do IFC dos mapeamentos e fluxogramas desenvolvidos (Prazo até final de 2022. Quem executará? À definir. Como vai ser organizado no site: à definir).
Quais os resultados esperados?
a) Ter o macroprocesso e seus processos, subprocessos, atividades e tarefas de trabalho identificados, descritos e atualizados;
b) Padronizar os fluxos de trabalho das Bibliotecas do IFC;
c) Revisar as atividades e eliminar tarefas desnecessárias;
d) Melhorar o nível de qualidade dos serviços prestados;
e) Agilizar mudanças na forma de apresentação dos fluxos de trabalho que contribuam para a autonomia do usuário nas diversas solicitações;
f) Facilitar a definição de objetivos/metas e o cumprimento;
g) Contribuir na identificação dos riscos no contexto da gestão de risco das bibliotecas;
h) Proporcionar ainda mais transparência dos fluxos de trabalho por meio da publicação dos resultados no site do SIBI e dos sites das bibliotecas, entre outros.
Mapa mental das Bibliotecas do IFC
Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão de Serviços ao Usuário
Mapa mental das Bibliotecas do IFC: Gestão do Usuário
REFERÊNCIAS
MOREIRA, Elzeni Alves. Gestão e Mapeamento de Processos nas Instituições Públicas: um estudo de caso na Diretoria de Administração de Pessoal da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. 2016. 106f. Dissertação. (Mestrado Profissional em Gestão Pública) – Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Natal, 2016. Disponível em: https://repositorio.ufrn.br/jspui/bitstream/123456789/20829/1/ElzeniAlvesMoreira_DISSERT.pdf. Acesso em: 22 out. 2021.
PAVANI JUNIOR, Orlando; SCUCUGLIA, Rafael. Mapeamento e Gestão por Processos – BPM. São Paulo: M. Books, 2011.
RIZZETTI, Danielle Medianeira, et al. Padronização de Processos em uma Instituição Pública de Ensino Superior Brasileira. Caderno Profissional de Administração – UNIMEP, v.6, n.1, p. 1-21. 2016. Disponível em: http://www.cadtecmpa.com.br/ojs/index.php/httpwwwcadtecmpacombrojsindexphp/article/view/94/92 Acesso em: 22 out. 2021..
ROSSI, Tatiana; ANTUNES, Cristiano Motta. Biblioteca Mapeada: documentando processos na BU/UFSC. In: GRANTS, Andréa Figueiredo Leão; BEM, Roberta Moraes de. A construção de saberes: protagonismo compartilhado em serviços e inovações na Biblioteca Universitária da UFSC. Florianópolis: BU Publicações/UFSC, 2018. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/192743/AConstrucaodeSaberes.pdf?sequence=3&isAllowed=y. Acesso em 22 out. 2021.
VILLELA, Cristiane da Silva Santos. Mapeamento de Processos como Ferramenta de Reestruturação e Aprendizado Organizacional. 2000. 182f. Dissertação. (Mestrado em Engenharia da Produção e Sistemas) – Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis: 2000. Disponível em: https://repositorio.ufsc.br/bitstream/handle/123456789/78638/171890.pdf?sequence=1&isAllowed=y. Acesso em: 22 out. 2021